Digital transformation and organizational impact

Abstract

Digital transformation is a multilevel process that aims to improve organization efficiency through changes caused by digital technologies. To expand our understanding of this strategy, the dissertation accepts that digital transformation is a process that needs to be segmented into six stages based on dynamic capabilities theory. These stages encompass triggers, strategic orientations, evaluative elements, digital technology investments, implementation initiatives, and potential positive outcomes. Furthermore, the dissertation delineates the contextual factors like organization, top management, employees, middle managers, and strategy execution speed that influence digital transformation. Utilizing the proposed research framework that encompasses different theoretical perspectives, the dissertation answers general theoretical questions regarding digital transformation stages and factors that influence each stage. In other words, it aims to map a successful digital transformation process and list the most influential factors. The findings of the first research stage provide a stable foundation to pursue a more specific research objective and in combination with the proposed literature to further investigate the way organizations enable employee engagement. Employees are a key stakeholder in the digital transformation process that has gained researchers’ attention over the last few years. Regardless of their position, they determine the successful implementation of the transformation strategy as they need to accept and utilize the adopted digital technology. Therefore, the second research stage examines ways to align organizations current situation with the planned digitally transformed future. By assessing existing resources like human resources, technological infrastructure, and processes, organizations list strengths and weaknesses. This way they formulate an implementation plan that enables employee engagement and eliminates or reduces employee resistance. Employing a qualitative research approach, the dissertation examines the digital transformation processes across ten organizations; eight organizations in the first research stage and two organizations in the second research stage. A case study qualitative approach is considered the most appropriate as it aligns with dissertation objectives to understand an evolving phenomenon and lets the researcher follow an inductive approach to generate conclusions after interpreting the data. Furthermore, the qualitative approach is a popular and common methodology used in digital transformation literature. In the first stage, eight exporting organizations, encompassing diverse industries, notably labor-intensive sectors, are investigated to seek an initial validation of the research framework. On the contrary, the second stage examines two worth to examine organizations that represent unique cases. It is a focused exploration of the implementation stage, particularly emphasizing strategies to foster employee engagement. By leveraging existing infrastructures and digital capabilities, organizations can align current and future states, potentially alleviating resistance. The synthesis of findings from these two research stages concludes in the development of a digital transformation framework facilitating employee participation and guiding aligned transitions. The research underlines the importance of the “assessing the existing resources” stage to collect valuable insights that will assist organizations to invest in the appropriate digital technologies and improve the implementation plan. As it was noticed, organizations assess existing resources like processes, digital capabilities, and technology infrastructure but tend to focus on resources that are significant for their business model. Additionally, the research provides insights into contextual factors and their impact on digital transformation’s different stages. Managerial factors are regarded as a highly influential contextual factor that holistically impacts the digital transformation process. On the contrary, specific organization factors enable digital transformation, formulate digital transformation strategy, shape the assessment process, impose digital technology investments, and affect implementation plans and outcomes. A significant contextual factor is employees that facilitate the success of digital transformation. Their engagement or involvement in different stages of this process blunt change resistance. However, the analysis marked that their engagement is according to their digital capabilities level and top management perception. Therefore, in some cases, middle managers are more likely to be involved.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι μια πολυεπίπεδη διαδικασία που αποσκοπεί στη βελτίωση της αποδοτικότητας του οργανισμού μέσω αλλαγών που προκαλούνται από τις ψηφιακές τεχνολογίες. Για να διευρύνουμε την κατανόηση αυτής της στρατηγικής, η διατριβή δέχεται ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι μια διαδικασία που πρέπει να κατατμηθεί σε έξι στάδια με βάση τη θεωρία των δυναμικών ικανοτήτων. Τα στάδια αυτά περιλαμβάνουν τα εναύσματα, την στρατηγική, τα στοιχεία αξιολόγησης, τις επενδύσεις σε ψηφιακές τεχνολογίες, τις πρακτικές υλοποίησης και τα πιθανά θετικά αποτελέσματα. Επιπλέον, η διατριβή σκιαγραφεί τους παράγοντες που επηρεάζουν τον ψηφιακό μετασχηματισμό, όπως ο οργανισμός, η ανώτατη διοίκηση, οι εργαζόμενοι, τα μεσαία στελέχη και η ταχύτητα εκτέλεσης της στρατηγικής. Αξιοποιώντας το προτεινόμενο ερευνητικό πλαίσιο που περιλαμβάνει διαφορετικές θεωρητικές προοπτικές, η διατριβή απαντά σε γενικά θεωρητικά ερωτήματα σχετικά με τα στάδια του ψηφιακού μετασχηματισμού και τους παράγοντες που επηρεάζουν κάθε στάδιο. Με άλλα λόγια, στοχεύει να χαρτογραφήσει μια επιτυχημένη διαδικασία ψηφιακού μετασχηματισμού και να καταγράψει τους παράγοντες με τη μεγαλύτερη επιρροή. Τα ευρήματα του πρώτου ερευνητικού σταδίου παρέχουν μια σταθερή βάση για την επιδίωξη ενός πιο συγκεκριμένου ερευνητικού στόχου και σε συνδυασμό με την προτεινόμενη βιβλιογραφία για την περαιτέρω διερεύνηση του τρόπου με τον οποίο οι οργανισμοί επιτρέπουν τη δέσμευση των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι είναι ένας βασικός ενδιαφερόμενος στη διαδικασία ψηφιακού μετασχηματισμού που έχει κερδίσει την προσοχή των ερευνητών τα τελευταία χρόνια. Ανεξάρτητα από τη θέση τους, καθορίζουν την επιτυχή εφαρμογή της στρατηγικής μετασχηματισμού, καθώς πρέπει να αποδεχθούν και να αξιοποιήσουν την υιοθετούμενη ψηφιακή τεχνολογία. Ως εκ τούτου, το δεύτερο ερευνητικό στάδιο εξετάζει τρόπους ευθυγράμμισης της τρέχουσας κατάστασης των οργανισμών με το σχεδιαζόμενο ψηφιακά μετασχηματισμένο μέλλον. Με την αξιολόγηση των υφιστάμενων πόρων, όπως οι ανθρώπινοι πόροι, η τεχνολογική υποδομή και οι διαδικασίες, οι οργανισμοί καταγράφουν τα δυνατά και αδύνατα σημεία. Με αυτόν τον τρόπο διαμορφώνουν ένα σχέδιο υλοποίησης που επιτρέπει τη δέσμευση των εργαζομένων και εξαλείφει ή μειώνει την αντίσταση των εργαζομένων. Χρησιμοποιώντας μια ποιοτική ερευνητική προσέγγιση, η διατριβή εξετάζει τις διαδικασίες ψηφιακού μετασχηματισμού σε δέκα οργανισμούς- οκτώ οργανισμούς στο πρώτο ερευνητικό στάδιο και δύο οργανισμούς στο δεύτερο ερευνητικό στάδιο. Η ποιοτική προσέγγιση της μελέτης περίπτωσης θεωρείται η καταλληλότερη, καθώς ευθυγραμμίζεται με τους στόχους της διατριβής για την κατανόηση ενός εξελισσόμενου φαινομένου και επιτρέπει στον ερευνητή να ακολουθήσει μια επαγωγική προσέγγιση για τη δημιουργία συμπερασμάτων μετά την ερμηνεία των δεδομένων. Επιπλέον, η ποιοτική προσέγγιση είναι μια δημοφιλής και κοινή μεθοδολογία που χρησιμοποιείται στη βιβλιογραφία του ψηφιακού μετασχηματισμού. Στο πρώτο στάδιο, ερευνώνται οκτώ εξαγωγικοί οργανισμοί, οι οποίοι περιλαμβάνουν διάφορους κλάδους, ιδίως κλάδους έντασης εργασίας, προκειμένου να αναζητηθεί μια αρχική επικύρωση του ερευνητικού πλαισίου. Αντιθέτως, στο δεύτερο στάδιο εξετάζονται δύο οργανισμοί που αποτελούν μοναδικές περιπτώσεις. Πρόκειται για μια εστιασμένη διερεύνηση του σταδίου υλοποίησης, δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση στις στρατηγικές για την προώθηση της δέσμευσης των εργαζομένων. Με την αξιοποίηση των υφιστάμενων υποδομών και των ψηφιακών δυνατοτήτων, οι οργανισμοί μπορούν να ευθυγραμμίσουν την τρέχουσα και τη μελλοντική κατάσταση, μειώνοντας ενδεχομένως την αντίσταση. Η σύνθεση των ευρημάτων από αυτά τα δύο ερευνητικά στάδια καταλήγει στην ανάπτυξη ενός πλαισίου ψηφιακού μετασχηματισμού που διευκολύνει τη συμμετοχή των εργαζομένων και καθοδηγεί την διαδικασία μετάβασης. Η έρευνα υπογραμμίζει τη σημασία του σταδίου "αξιολόγηση των υφιστάμενων πόρων" για τη συλλογή πολύτιμων πληροφοριών που θα βοηθήσουν τους οργανισμούς να επενδύσουν στις κατάλληλες ψηφιακές τεχνολογίες και να βελτιώσουν το σχέδιο υλοποίησης. Όπως παρατηρήθηκε, οι οργανισμοί αξιολογούν τους υπάρχοντες πόρους, όπως οι διαδικασίες, οι ψηφιακές ικανότητες και την τεχνολογική υποδομή, αλλά τείνουν να επικεντρώνονται στους πόρους που είναι σημαντικοί για το επιχειρηματικό τους μοντέλο. Επιπλέον, η έρευνα παρέχει πληροφορίες σχετικά με τους παράγοντες του πλαισίου και τον αντίκτυπό τους στα διάφορα στάδια του ψηφιακού μετασχηματισμού. Οι παράγοντες που σχετίζονται με την ανώτερη διοίκηση θεωρούνται ως ένας εξαιρετικά επιδραστικός παράγοντας πλαισίου που επηρεάζει ολιστικά τη διαδικασία ψηφιακού μετασχηματισμού. Αντίθετα, συγκεκριμένοι οργανωτικοί παράγοντες παρακινούν τον ψηφιακό μετασχηματισμό, διαμορφώνουν τη στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού και τη διαδικασία αξιολόγησης, επιβάλλουν επενδύσεις ψηφιακής τεχνολογίας και επηρεάζουν τα σχέδια και τα αποτελέσματα της εφαρμογής. Ένας σημαντικός παράγοντας είναι οι εργαζόμενοι που διευκολύνουν την επιτυχία του ψηφιακού μετασχηματισμού. Η εμπλοκή ή η συμμετοχή τους στα διάφορα στάδια αυτής της διαδικασίας αμβλύνει την αντίσταση στην αλλαγή. Ωστόσο, η ανάλυση επισήμανε ότι η εμπλοκή τους εξαρτάται από το επίπεδο των ψηφιακών τους ικανοτήτων και την αντίληψη της ανώτατης διοίκησης. Ως εκ τούτου, σε ορισμένες περιπτώσεις, τα μεσαία στελέχη είναι πιο πιθανό να εμπλακούν.