Μελέτη αποτύπωσης και βελτίωσης οργανωσιακών διαδικασιών στον e-Εφκα

Abstract

Σημαντικός παράγοντας για την καλή λειτουργία και ανάπτυξη ενός οργανισμού είναι η σωστή αποτύπωση των Επιχειρηματικών Διαδικασιών του, επιπλέον απαιτείται συνεχής επανεξέταση αυτών των διαδικασιών σύμφωνα με τα νέα δεδομένα που προκύπτουν καθώς και συνεχή βελτίωσή τους. Προκειμένου να επιτευχθεί η αποτύπωση αυτών των επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιούνται εργαλεία Μοντελοποίησης BPM (Business Process Modeling). Οι διαδικασίες αποτυπώνονται με διαγράμματα όπως έχουν (as is diagram) και κατόπιν αφού αναλυθούν, εντοπίζονται τα προβλήματα που υπάρχουν και στην συνέχεια βελτιστοποιούνται BPR (Business Process Reengineering) μοντελοποιούνται δηλαδή οι βελτιωμένες διαδικασίες σε διαγράμματα (to be diagram). Σκοπός της διπλωματικής εργασίας είναι η αποτύπωση και ο ανασχεδιασμός δύο επιχειρηματικών διαδικασιών του e-ΕΦΚΑ (Ηλεκτρονικός Εθνικός Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης) και συγκεκριμένα η «έκδοση ΑΜΚΑ για πολίτες τρίτων χωρών» και η «Απογραφή Αγρότη ειδικού καθεστώτος». Για το σκοπό αυτό μελετήθηκε το θεωρητικό υπόβαθρο των επιχειρηματικών διαδικασιών και στην συνέχεια αυτές οι διαδικασίες μοντελοποιήθηκαν, με στόχο την περαιτέρω αναδιοργάνωση τους. Προκειμένου να εντοπιστούν τα προβλήματα από την χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών δημιουργήθηκε ένα ερωτηματολόγιο στο οποίο συμμετέχουν χρήστες των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του e-ΕΦΚΑ, έτσι ώστε να εντοπιστούν τα προβλήματα από την χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών. Τέλος χρησιμοποιήσαμε την πρότυπη γλώσσα τεκμηρίωσης επιχειρηματικών διαδικασιών BPMN για να μοντελοποιήσουμε αυτές τις δύο διαδικασίες. Αφού εντοπίσαμε τα προβλήματα που υπάρχουν στις διαδικασίες, τις αξιολογήσαμε και προτείναμε βελτιώσεις των διαδικασιών και τέλος τις αναδιοργανώσαμε. Βασικό συμπέρασμα της μελέτης αυτής είναι ότι είναι απαραίτητη η ανάπτυξη των ηλεκτρονικών υπηρεσιών, η υιοθέτηση νέων τεχνολογιών, η αξιοποίηση των υφιστάμενων εργαλείων αλλά και η πλήρη διασύνδεση με άλλες υπηρεσίες.