Πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης ροής εργασιών στη δημόσια διοίκηση

Abstract

Η Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση έχει καταστεί βασικός μοχλός μετασχηματισμού της Δημόσιας Διοίκησης αξιοποιώντας τις δυνατότητες που προσφέρουν οι Τεχνολογίες της Πληροφορίας και των Επικοινωνιών (ΤΠΕ). Καθώς η λειτουργία του δημόσιου τομέα στηρίζεται σε εκτενείς πληροφοριακές ροές είναι αυτονόητη η σπουδαιότητα των πληροφοριακών συστημάτων (ΠΣ) που έχουν ως αντικείμενο την παραγωγή, συλλογή, αποθήκευση και διανομή των πληροφοριών προσφέροντας προστιθέμενη αξία στην άσκηση της διοίκησης. Υπάρχουν πολλά είδη ΠΣ ανάλογα με τα χαρακτηριστικά της λειτουργικότητας και του λογισμικού τους. Η εργασία αυτή εστιάζει στα πολλαπλά οφέλη που προκύπτουν από τη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης ροής εργασιών (Workflow Management Systems) καθώς αυτά συνιστούν σημαντικό μέσο βελτίωσης, ανασχεδιασμού και αυτοματοποίησης των διαδικασιών ενός οργανισμού, συμβάλλοντας στον καλύτερο συντονισμό και κατανομή των εργασιών καθώς και στην αύξηση της παραγωγικότητας. Ένα τέτοιο πληροφοριακό σύστημα που επηρεάζει την καθημερινή εργασία και συνεργασία των εργαζομένων, μπορεί να είναι πετυχημένο μόνο εάν οι τελικοί χρήστες αποδεχτούν το σύστημα και βιώσουν μια αύξηση της απόδοσης στις θέσεις εργασίας τους. Για να εξετάσουμε πότε ένα ΠΣ θεωρείται πετυχημένο αναλύουμε δύο από τα κυριότερα μοντέλα αξιολόγησης πληροφοριακών συστημάτων που υπάρχουν στη βιβλιογραφία της Πληροφορικής Τεχνολογίας καθώς και τις παραμέτρους που τα συνθέτουν. Τα μοντέλα που μελετάμε είναι το μοντέλο αξιολόγησης των DeLone & McLean και το Μοντέλο Αποδοχής Τεχνολογίας. Διεξάγουμε έρευνα που μελετάει την αποδοχή της τεχνολογίας στο ΠΣ «ΙΡΙΔΑ», ως μελέτη περίπτωσης, συνδυάζοντας τις κυριότερες παραμέτρους των δύο προαναφερόμενων μοντέλων. Στο τέλος παραθέτουμε τα συμπεράσματα και τις προτάσεις μας.

E-Government has become a key lever for the transformation of Public Administration by utilizing the potential offered by the Information and Communication Technology (ICT). As the operation of the public sector is based on extensive information flows, the importance of information systems (IS) is more than evident. since they deal with the production, collection, storage and distribution of information, offering added value to the exertion of management. There are many types of IS depending on the features of their functionality and software. This diploma thesis focuses on the multiple benefits of using Workflow Management Information Systems as they are an important means of improving, reengineering and automating an organization's processes, contributing to better coordination and allocation of work as well as increase of productivity. Such an information system, which affects the daily work and cooperation of employees, can only be successful if end-users accept the system and experience an increase in their job performance. In order to examine when an IS is considered successful, we analyze two of the main models for their evaluation that exist in the information technology literature as well as the parameters that compose them. The models we study are the DeLone & McLean Information Success Model and the Technology Acceptance Model. We are conducting a research on the acceptance of technology on the IS "IRIDA", as a study case, combining the main parameters of the two aforementioned models. At the end we present the conclusions and our suggestions.