Integration of management standards and systems: impact on corporate sustainability performance

Abstract

Corporate sustainability is at the center of interest for many academics and professionals, especially in today's uncertain economic environment. The ability of companies to withstand and meet modern challenges in the highly volatile market conditions is being tested now more than ever. The oxymoron lies in that while the accounting and reporting of corporate sustainability performance have been greatly developed, its management within businesses remains a “black box”. Corporate sustainability and corporate social responsibility reports are often limited to individual indicators and outcomes, without providing information on the processes and ways in which these outcomes emerge. The ambiguity and lack of documentation is reinforced by the confusion of terms and concepts, such as performance measurement, performance management and management system. In order to address this ambiguity, this doctoral dissertation offers a holistic systemic view of the performance of corporate sustainability extending beyond “measuring fixation and myopia”. In this context, business sustainability must first be integrated into a management system. Subsequently, the performance of this system should be managed and monitored. Effective corporate sustainability management requires the alignment of strategy, mode of operation and the results of business activities in terms of sustainability. In other words, the company needs to reconsider its “introverted” perspective and manage the effects of its operation on a number of stakeholders in a systematic way. There are certain management systems that address corporate sustainability aspects and are based on international standards and guidelines, such as the ISO 9001 quality standard, the ISO 14001 environmental standard, the OHSAS 18001 standard (recently replaced by ISO 45001) for health and occupational safety, and the ISO 26000 guideline on corporate social responsibility. By definition, a fully integrated (unified) management system meets all the requirements posed by the standards, while management processes extend to all areas of business so that organizations get the maximum possible benefits from integration. In this context, the integration (unification) of the corresponding management systems “comes naturally” to organizations that aim for sustainable development. Moreover, it has been established that integrated management systems, through the harmonized adoption of management standards, meet the requirements of all stakeholders. Having acknowledged the deficit of a systemic approach to the performance management of corporate sustainability on the one hand and the excess dynamics of integrated management systems to cover this deficit, this dissertation addressed the theoretical/conceptual and empirical correlation of these variables. In particular, the initial literature review identified the main research streams and their findings in terms of the motives, the benefits, the barriers and the audits of integrated management systems. Then, the combined adoption of generic and sectoral standards was examined both theoretically and empirically. The integration mechanism was analyzed in depth by the case study method. Some critical factors for the success or failure of integration systems, such as top management commitment, data and information management, integration level, resource constraints, and business relationships with customers, suppliers, consultants, government agencies and the environment have emerged. This was followed by the composition of a conceptual framework, the formulation of the main research hypothesis and the operationalization of the research variables. For the in-depth study and analysis of the main concepts, a systematic literature review was designed and implemented, in which the theories of stakeholders, resources and institutions were used. The main concepts are the internalization of integrated management systems and corporate sustainability performance. Internalization is first analyzed in two components: a) the resources (strategic, human, external, information, awareness and integration methods) allocated to integrate the systems, and b) the integration level. Corporate sustainability performance is analyzed in terms of the organisations’ stakeholders, which include customers, suppliers, employees, investors / shareholders, financial institutions, the environment, government agencies and society. According to the main research hypothesis, the internalization of integrated management systems has a positive effect on corporate sustainability performance. Survey research confirmed the correct formation of variables through exploratory and confirmatory factor analysis. More specifically, two measurement scales have been developed, one of which concerns the degree to which an integrated management system is internalized by the organization or, in other words, the extent to which experience from its implementation (resource use and process integration) is integrated into organizational knowledge. The second scale concerns the measurement of corporate sustainability performance. Then, the main research hypothesis was tested and confirmed using structural equation modeling. This method is suitable for testing models with a strong theoretical background (as in the case of this doctoral dissertation). The two measurement scales, derived from the conceptual framework and the operationalization of latent variables, were used to test the underlying causal relationship between internalization and performance. The main research hypothesis was confirmed, proving the positive effect of internalizing the integrated management system of an organization on its performance in terms of sustainability. In fact, best fit solution suggests that an integrated management system that invests in strategic development, raising employee awareness, formulating and using appropriate integration tools, and completing internal processes and audits has a positive impact on the organization's relationships with customers, suppliers, employees, investors / shareholders, government agencies, the environment and society. The performance evaluation framework that has been substantiated offers new arguments in the discussion of management system performance. In general, literature findings on the performance of standalone management systems are contradictory. This dissertation examines the combined effect of individual systems on an equally complex type of performance. Also, this is the first time the internalization of integrated management systems is being empirically investigated. For managers and other professionals that are involved in managing business operations, the results of this dissertation are equally important. The allocation of resources for the integration of systems that individually manage parameters, such as quality, environmental protection, energy and natural resources, health and safety of employees, corporate social responsibility, as well as the integration level of processes and procedures, can play a vital role in the survival and well-being of organizations. In addition, it is proven how important it is to change the stance of organizations towards management systems and, to the integrated ones, in particular. It is not enough to keep bureaucratic procedures and files. Streamlining and transforming integration experience through allocated resources and well-adjusted processes into organizational knowledge is imperative for the organisations’ prosperity.

Η βιωσιμότητα των επιχειρήσεων βρίσκεται στο επίκεντρο του ενδιαφέροντος για πολλούς ακαδημαϊκούς και επαγγελματίες, ιδιαίτερα στο σημερινό αβέβαιο οικονομικό περιβάλλον. Η ικανότητα των επιχειρήσεων να ανθίστανται και να αντιμετωπίζουν τις σύγχρονες προκλήσεις στις έντονα μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς δοκιμάζεται περισσότερο παρά ποτέ. Το οξύμωρο είναι ότι ενώ η λογιστική επεξεργασία και η δημοσιοποίηση των επιδόσεων εταιρικής βιωσιμότητας έχουν αναπτυχθεί σε μεγάλο βαθμό, η διαχείρισή της στο εσωτερικό των επιχειρήσεων παραμένει ένα «μαύρο κουτί». Οι εκθέσεις εταιρικής βιωσιμότητας και εταιρικής κοινωνικής ευθύνης συχνά περιορίζονται σε μεμονωμένους δείκτες και αποτελέσματα, χωρίς να παρέχουν πληροφορίες για τις διεργασίες και τους τρόπους με τους οποίους προκύπτουν τα αποτελέσματα αυτά. Η ασάφεια και η έλλειψη τεκμηρίωσης ενισχύονται από τη σύγχυση όρων και εννοιών, όπως η μέτρησης της απόδοσης, η διαχείριση της απόδοσης και το σύστημα διαχείρισης. Με στόχο να αντιμετωπίσει αυτή την ασάφεια, η παρούσα διδακτορική διατριβή προσφέρει μία ολιστική συστημική άποψη της απόδοσης της εταιρικής βιωσιμότητας εκτεινόμενη πέρα από την «μυωπική εμμονή» στις μετρήσεις. Στο πλαίσιο αυτό, η βιωσιμότητα πρέπει κατ’ αρχήν να ενταχθεί σε ένα σύστημα διαχείρισης. Στη συνέχεια, η απόδοση αυτού του συστήματος θα πρέπει να τεθεί υπό διαχείριση και παρακολούθηση. Η αποτελεσματική διαχείριση της εταιρικής βιωσιμότητας απαιτεί την ευθυγράμμιση της στρατηγικής, του τρόπου λειτουργίας και των αποτελεσμάτων των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων με γνώμονα την αειφορία. Με άλλα λόγια, η επιχείρηση οφείλει να αναθεωρήσει την «εσωστρεφή» της οπτική και να διαχειρισθεί τις επιπτώσεις της λειτουργίας της σε μία πλειάδα ενδιαφερομένων μερών με συστηματικό τρόπο. Τα πιο συναφή με την εταιρική βιωσιμότητα συστήματα διαχείρισης βασίζονται σε διεθνή πρότυπα και οδηγίες, όπως το πρότυπο ISO 9001 για την ποιότητα, το πρότυπο ISO 14001 για το περιβάλλον, το πρότυπο OHSAS 18001 (που αντικαταστάθηκε πρόσφατα από το ISO 45001) για την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία και η οδηγία ISO 26000 για την εταιρική κοινωνική ευθύνη. Εξ ορισμού ένα πλήρως ολοκληρωμένο (ενοποιημένο) σύστημα διαχείρισης καλύπτει όλες τις απαιτήσεις που τίθενται από τα πρότυπα ενώ οι διεργασίες διαχείρισης εκτείνονται σε όλους τους τομείς της επιχειρηματικής δραστηριότητας έτσι, ώστε οι οργανισμοί να αποκομίσουν τα μέγιστα δυνατά οφέλη από την ολοκλήρωση. Στο πλαίσιο αυτό, η ολοκλήρωση (ενοποίηση) των συστημάτων διαχείρισης έπεται ως «φυσική εξέλιξη» στην προσπάθεια για βιώσιμη ανάπτυξη των επιχειρήσεων. Εξάλλου, έχει εδραιωθεί θεωρητικά η άποψη ότι τα ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης, μέσω της εναρμονισμένης υιοθέτησης των προτύπων διαχείρισης, ικανοποιούν τις απαιτήσεις όλων των ενδιαφερομένων μερών. Επισημαίνοντας το έλλειμμα συστημικής προσέγγισης διαχείρισης της απόδοσης της εταιρικής βιωσιμότητας από τη μία πλευρά και την περίσσεια δυναμικής των ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης να καλύψουν το έλλειμμα αυτό, η παρούσα διδακτορική διατριβή πραγματεύθηκε την θεωρητική/εννοιολογική και εμπειρική συσχέτιση των δύο μεταβλητών. Ειδικότερα, με την αρχική βιβλιογραφική επισκόπηση εντοπίσθηκαν τα κύρια ερευνητικά ρεύματα και τα ευρήματά τους, ως προς τα κίνητρα, τα οφέλη, τα εμπόδια και τις επιθεωρήσεις των ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης. Στη συνέχεια, διερευνήθηκε θεωρητικά και εμπειρικά η συνδυασμένη υιοθέτηση γενικών προτύπων με πρότυπα συγκεκριμένων κλάδων ή λειτουργιών. Ο μηχανισμός ολοκλήρωσης αναλύθηκε σε βάθος με τη μέθοδο της μελέτης περίπτωσης. Αναδείχθηκαν ορισμένοι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας ή αποτυχίας των συστημάτων ολοκλήρωσης, όπως η δέσμευση της ανώτατης διοίκησης, η διαχείριση δεδομένων και πληροφοριών, το επίπεδο ολοκλήρωσης, οι περιορισμοί σε πόρους, οι σχέσεις των επιχειρήσεων με πελάτες, προμηθευτές, συμβούλους, κρατικούς φορείς και το περιβάλλον. Ακολούθησε η διαμόρφωση του εννοιολογικού πλαισίου, η διατύπωση της κύριας ερευνητικής υπόθεσης και η λειτουργικοποίηση των ερευνητικών μεταβλητών. Για την σε βάθος μελέτη και ανάλυση των κύριων εννοιών σχεδιάσθηκε και υλοποιήθηκε συστηματική βιβλιογραφική επισκόπηση (systematic literature review), στην οποία αξιοποιήθηκαν οι θεωρίες των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholder theory), των πόρων (resource theory) και των θεσμών (institutional theory). Οι κύριες έννοιες είναι η εσωτερίκευση (internalization) των ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης και η απόδοση της εταιρικής βιωσιμότητας (corporate sustainability performance). Η εσωτερίκευση αναλύεται καταρχήν σε δύο συνιστώσες: α) τους πόρους (στρατηγικούς, ανθρώπινους, εξωτερικούς, πληροφοριών, επίγνωσης και τις μεθόδους ολοκλήρωσης) που διατίθενται για την ενοποίηση των συστημάτων,και β) τον βαθμό ολοκλήρωσης (integration level). Η απόδοση της εταιρικής βιωσιμότητας αναλύεται με βάση τα ενδιαφερόμενα μέρη, στα οποία περιλαμβάνονται οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι εργαζόμενοι, οι επενδυτές/μέτοχοι, τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, το περιβάλλον, οι κρατικοί φορείς και η κοινωνία. Σύμφωνα με την κύρια ερευνητική υπόθεση, η εσωτερίκευση των ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης έχει θετική επίδραση στην απόδοση της εταιρικής βιωσιμότητας. Η εμπειρική έρευνα επιβεβαίωσε την ορθή συγκρότηση των μεταβλητών μέσω διερευνητικής (exploratory factor analysis) και επιβεβαιωτικής (confirmatory factor analysis) ανάλυσης παραγόντων. Συγκεκριμένα, αναπτύχθηκαν δύο κλίμακες μέτρησης, η μία από τις οποίες αφορά στον βαθμό στον οποίο ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εσωτερικεύεται από τον οργανισμό ή, με άλλα λόγια, στον βαθμό στον οποίο η εμπειρία από την εφαρμογή του (χρήση πόρων και ενοποίηση διεργασιών) ενσωματώνεται στην οργανωσιακή του γνώση. Η δεύτερη κλίμακα αφορά στη μέτρηση της απόδοσης ως προς την εταιρική βιωσιμότητα. Στη συνέχεια, με τη μέθοδο της μοντελοποίησης δομικών εξισώσεων (structural equation modeling), ελέγχθηκε και επιβεβαιώθηκε η κύρια ερευνητική υπόθεση. Η συγκεκριμένη μέθοδος είναι κατάλληλη για τον έλεγχο μοντέλων με ισχυρό θεωρητικό υπόβαθρο (όπως στην περίπτωση της παρούσας διδακτορικής διατριβής). Οι δύο κλίμακες μέτρησης, που προέκυψαν από το εννοιολογικό πλαίσιο και τη λειτουργικοποίηση των λανθανουσών μεταβλητών, χρησιμοποιήθηκαν για τον έλεγχο της βασικής αιτιώδους σχέσης μεταξύ της εσωτερίκευσης και της απόδοσης. Η κύρια ερευνητική υπόθεση επιβεβαιώθηκε αποδεικνύοντας την θετική επίδραση της εσωτερίκευσης του ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης ενός οργανισμού στην απόδοσή του ως προς τη βιωσιμότητα. Ειδικότερα, τα αποτελέσματα της βέλτιστης προσαρμογής υποδηλώνουν ότι ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης που επενδύει στη στρατηγική ανάπτυξη, στην ευαισθητοποίηση και αύξηση της επίγνωσης των εργαζομένων, στην διαμόρφωση και χρήση κατάλληλων εργαλείων ολοκλήρωσης, καθώς και στην ολοκλήρωση των εσωτερικών διεργασιών και των επιθεωρήσεών του επιδρά θετικά στις σχέσεις του οργανισμού με τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους εργαζόμενους, τους επενδυτές/μετόχους, τους κρατικούς φορείς, το περιβάλλον και την κοινωνία. Το πλαίσιο αξιολόγησης της απόδοσης που στοιχειοθετήθηκε προσφέρει νέα επιχειρήματα στη συζήτηση περί απόδοσης των συστημάτων διαχείρισης. Γενικά, τα ευρήματα στη βιβλιογραφία για την απόδοση των μεμονωμένων συστημάτων διαχείρισης είναι αντικρουόμενα. Στην παρούσα διατριβή εξετάζεται η συνδυασμένη επίδραση των επιμέρους συστημάτων σε μία εξίσου σύνθετης μορφής απόδοση. Επίσης, διερευνάται για πρώτη φορά με εμπειρικό τρόπο, η εσωτερίκευση των ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης. Για τους μάνατζερ και τους λοιπούς επαγγελματίες που ασχολούνται με την οργάνωση και τη διοίκηση επιχειρηματικών λειτουργιών τα αποτελέσματα της παρούσας διατριβής είναι εξίσου σημαντικά. Η διάθεση πόρων για την ολοκλήρωση συστημάτων που μεμονωμένα διαχειρίζονται παραμέτρους, όπως η ποιότητα, η προστασία του περιβάλλοντος, η εξοικονόμηση ενέργειας και φυσικών πόρων, η ασφάλεια και η υγεία των εργαζομένων, η εταιρική κοινωνική ευθύνη, καθώς και η απόδοση της δέουσας σημασίας στις διαδικασίες διαχείρισης και επιθεώρησης των ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης μπορούν να παίξουν σημαντικό ρόλο στην επιβίωση και την ευημερία των οργανισμών. Επιπλέον, αποδεικνύεται πόσο σημαντική είναι η αλλαγή της στάσης των οργανισμών απέναντι στα συστήματα και, κυρίως, στα ολοκληρωμένα. Δεν αρκεί η γραφειοκρατική τήρηση διαδικασιών και αρχείων. Η αξιοποίηση και η μετατροπή της εμπειρίας της ολοκλήρωσης μέσω των διατιθέμενων πόρων και των κατάλληλων διαδικασιών σε οργανωσιακή γνώση είναι επιτακτική ανάγκη για την ευημερία των οργανισμών.