Εκπόνηση ΠΣ εσωτερικού ελέγχου, ως προς το μηχανογραφικό σύστημα εξαγωγής μισθοδοσίας

Abstract

Με την εκθετική πρόοδο των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) τα τελευταία χρόνια αναπτύχθηκαν Πληροφοριακά Συστήματα (ΠΣ), τα οποία συνέβαλαν στην αύξηση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας των οργανισμών. Με την παρούσα εργασία επιδιώκεται η γεφύρωση του κενού ανάμεσα στις δυνατότητες που παρέχουν τα σύγχρονα ΠΣ και στην εφαρμογή σύγχρονων μορφών διοίκησης, όπως ο εσωτερικός έλεγχος. Αντικείμενο της μελέτης αποτελεί η ανάλυση ενός ΠΣ εσωτερικού ελέγχου του μηχανογραφικού συστήματος εξαγωγής μισθοδοσίας. Για την ανάλυση του προτεινόμενου ΠΣ, οι υφιστάμενες διαδικασίες και το χρησιμοποιούμενο ΠΣ εξαγωγής μισθοδοσίας θεωρήθηκαν ως δεδομένα, γεγονός το οποίο καθιστά ευχερή την τυποποίηση της διαδικασίας και προσαρμογή της σε οποιοδήποτε οργανισμό. Αρχικά, εξετάζονται τα επιμέρους επιστημονικά πεδία που εμπίπτουν στο ενδιαφέρον της έρευνας, μέσα από τη μελέτη των οποίων προκύπτει η ανάγκη δημιουργίας ξεχωριστού τμήματος εσωτερικού ελέγχου της εξαγωγής μισθοδοσίας. Κατόπιν, αναλύεται η δομή της υφισταμένης κατάστασης και προτείνονται οι βελτιωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες του νέου ΠΣ, καθώς και 2 πρόσθετες διαδικασίες αντιπαραβολής, με χρήση κατάλληλων διαγραμμάτων. Στη λειτουργικότητα του νέου ΠΣ περιλαμβάνεται η διενέργεια 12 δραστηριοτήτων, ενώ οι ενδεικτικοί έλεγχοι που θα μπορούν να πραγματοποιούνται ομαδοποιούνται σε 15 κατηγορίες. Το προτεινόμενο ΠΣ παρέχει στον ελεγκτή την ευελιξία να πραγματοποιήσει τους απαραίτητους ελέγχους κατά την κρίση του και να εμβαθύνει σε συγκεκριμένους τομείς, ανάλογα με τα ευρήματα των ελέγχων. Το ΠΣ δύναται να συντείνει στην ανάπτυξη των κατάλληλων στρατηγικών αντιμετώπισης των κινδύνων, τη λήψη των βέλτιστων αποφάσεων και την ενίσχυση της ανταγωνιστικότητας του οργανισμού. Τέλος, μέσα από την πορεία της έρευνας, προέκυψε η ανάγκη εξειδίκευσης των στελεχών του τμήματος εσωτερικού ελέγχου, στους τρόπους λειτουργίας των σύγχρονων ΠΣ των οργανισμών, ορισμένα εκ των οποίων παρατίθενται στο παράρτημα της μελέτης. Η αναζήτηση κατάλληλων μεθοδολογιών για την αξιοποίηση των ευεργετικών αποτελεσμάτων της χρήσης ΠΣ στη λήψη αποφάσεων αποτελεί ένα αντικείμενο, το οποίο χρήζει περαιτέρω μελλοντικής διερεύνησης.