Διαδικτυακό σύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικών αιτήσεων για μεταπτυχιακό πρόγραμμα.

Abstract

Η Εργασία αφορά την ανάπτυξη ενός συστήματος που διαχειρίζεται τις ηλεκτρονικές αιτήσεις των υποψήφιων μεταπτυχιακών φοιτητών. Επίσης, το σύστημα καλύπτει τη σημερινή ανάγκη πολλών φοιτητών για ηλεκτρονική αίτηση για συστατική επιστολή.

Στο σύστημα υπάρχουν πέντε κατηγορίες χρηστών: ο επισκέπτης, ο Φοιτητής, ο Reviewer, η Γραμματεία και ο Διαχειριστής. Ακολουθεί η αναφορά των λειτουργιών για κάθε κατηγορία χρήστη.

Ο επισκέπτης μπορεί στην αρχική σελίδα να ενημερωθεί για τις προθεσμίες υποβολής αιτήσεων και να συνδεθεί στο σύστημα, αν έχει ήδη λογαριασμό στο σύστημα. Αν ενδιαφέρεται να κάνει αίτηση, εφόσον φυσικά είναι περίοδος υποβολής αιτήσεων, μπορεί να πατήσει το σύνδεσμο για την αντίστοιχη φόρμα. Ακόμη υπάρχουν σύνδεσμοι για Πληροφορίες και Επικοινωνία. Υπάρχει και ένας σύνδεσμος που οδηγεί στη φόρμα εγγραφής Reviewer.

Ο συνδεδεμένος Φοιτητής μπορεί κατ’ αρχήν να ενημερωθεί για την πορεία της αίτησης του για το Μεταπτυχιακό, δηλαδή για τη φάση που βρίσκεται και για το αν πέτυχε ή απέτυχε. Επίσης, μπορεί να επεξεργαστεί τα στοιχεία της αίτησης και του προφίλ του. Η επεξεργασία της αίτησης επιτρέπεται, εφόσον δεν έχει ελεγχθεί ακόμη από τη Γραμματεία. Εκτός αυτού, ο Φοιτητής μπορεί να κάνει αίτηση για συστατική, στέλνοντας μέσω του συστήματος ενημερωτικό mail στoν αντίστοιχο Reviewer. Στη σελίδα «Κατάσταση Συστατικών» ο Φοιτητής μπορεί να δει ποιες αιτήσεις του έχουν απαντηθεί από τους Reviewers και ποιες όχι ακόμη.

Ο Reviewer εγγράφεται στο σύστημα μέσω της φόρμας εγγραφής του, αφού προηγουμένως οδηγηθεί σε αυτή από το mail που λαμβάνει από το σύστημα, μόλις κάποιος φοιτητής του ζητήσει συστατική επιστολή. Ο συνδεδεμένος Reviewer μπορεί να δει όλες τις αιτήσεις για συστατική που δεν έχει ακόμη απαντήσει και να απαντήσει σε όποια επιλέξει. Επίσης, μπορεί να τροποποιήσει τα στοιχεία του προφίλ του.

Η Γραμματεία εκτελεί τις περισσότερες λειτουργίες στο σύστημα. Αρχικά, μπορεί να διαχειριστεί της αιτήσεις για το Μεταπτυχιακό, δηλαδή μπορεί να τροποποιήσει τα στοιχεία μιας αίτησης ή να την βαθμολογήσει. Ακόμη, μπορεί να διαχειριστεί, δηλαδή να επεξεργαστεί, να διαγράψει ή να προσθέσει χρήστες (Φοιτητές, Reviewers, Γραμματεία) ή Ιδρύματα και Τμήματα. Ακόμη, η Γραμματεία διαχειρίζεται τις βαθμολογίες των υποψήφιων ανά Εξειδίκευση, τις ημερομηνίες υποβολής αιτήσεων και τις φάσεις του συστήματος, ενώ μπορεί να κάνει και επαναφορά του συστήματος. Τέλος, μπορεί να προβεί σε μαζική αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων σε όλους τους φοιτητές.

Ο συνδεδεμένος Διαχειριστής μπορεί μόνο να διαχειριστεί τους χρήστες. Δηλαδή μπορεί να επεξεργαστεί, να διαγράψει ή να προσθέσει χρήστες στους πίνακες Φοιτητές, Reviewers, Γραμματεία και Διαχειριστές. Είναι λειτουργίες που μπορεί να πραγματοποιήσει και η Γραμματεία, με εξαίρεση τη διαχείριση Διαχειριστών.

Όσον αφορά τις τεχνολογίες που χρησιμοποιήθηκαν, το σύστημα υλοποιήθηκε με το διαδεδομένο framework για PHP, Codeigniter (έκδοση 2.1.4). Έτσι, ακολουθήθηκε το πρότυπο MVC (Model-View-Controller). Επίσης, έγινε χρήση του πακέτου XAMPP (έκδοση 1.8.3) και των PHP, Apache και MySQL, που το XAMPP περιέχει.