Η διαχείριση ροής εργασίας στα πληροφοριακά συστήματα παραγόμενα από τελικούς χρήστες.

Abstract

Στόχος της παρούσας διπλωματικής εργασίας είναι η μελέτη, αξιολόγηση και επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων το οποίο να αναπτύσσεται από τελικό χρήστη - End User Development (EUD) και να πληροί ορισμένα κριτήρια. Τα κριτήρια που θα πρέπει να πληροί το σύστημα είναι να είναι εύκολο στη χρήση, να έχει Web-Based λειτουργία και εξ’ολοκλήρου ανάπτυξη σε PHP, να διαθέτει Wizards και να είναι λειτουργικό ανοιχτού κώδικα. Βάσει των παραπάνω κριτηρίων αξιολογήθηκαν τέσσερα συστήματα και επιλέχθηκε μόνο ένα, το οποίο και παραμετροποιήθηκε, ώστε να αποτελεί ένα πλήρως EUD εργαλείο. Έπειτα επιλέχθηκαν είκοσι άτομα διαφορετικού γνωστικού επιπέδου τα οποία κλίθηκαν να το χρησιμοποιήσουν και να το αξιολογήσουν ως προς την ευκολία στη χρήση του, τις υπηρεσίες του, την εξοικονόμηση χρόνου που προσφέρει και την αποτελεσματικότητά του. Η αξιολόγηση του προγράμματος έγινε χρησιμοποιώντας το εργαλείο της συνέντευξης. Το σύστημα που επιλέχθηκε είναι το Cuteflow και αποτελείται από έναν κεντρικό εξυπηρετητή που αναλαμβάνει την διαχείριση και αποθήκευση των εγγράφων και την εφαρμογή χρήστη που αναλαμβάνει την καταχώριση, τον χαρακτηρισμό και την ανάκτηση των εγγράφων. Οι αποδέκτες αυτού του συστήματος είναι τα καταστήματα μίας εταιρείας η οποία διαθέτει μεγάλο όγκο πληροφορίας σε μορφή εγγράφων. Τα έγγραφα αυτά χρειάζονται οργάνωση και αποδοτική διαχείριση, έτσι ώστε να είναι άμεσα και γρήγορα προσιτά σε οποιοδήποτε στέλεχος της εταιρίας. Τα εργαλεία που θα προσφέρει η παρούσα εφαρμογή απευθύνονται σε όλα τα στελέχη της εταιρίας με σκοπό την γρήγορη και εύκολη αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων καθώς και την άμεση και ορθότερη πληροφόρηση για θέματα που αφορούν το τεχνικό κομμάτι των καταστημάτων. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με τον χαρακτηρισμό, την αποστολή και την αποθήκευση των εγγράφων σε έναν κεντρικό χώρο αποθήκευσης, έτσι ώστε η ανάκτηση τους να είναι δυνατή από οποιοδήποτε στέλεχος. Ο χαρακτηρισμός των εγγράφων συμβάλλει σημαντικά στην οργάνωση των εγγράφων και στην ευέλικτη, αποδοτική και εύκολη αναζήτηση τους από τα στελέχη.