Τα αρχεία και η διαχείριση γνώσης στην κοινωνία της γνώσης.

Abstract

Μέσα από μια συγκριτική παρουσίαση της διαχείρισης της πληροφορίας (Ιnformation Μanagement- IM) και της διαχείρισης της γνώσης (Knowledge Management- KM), δύο βασικών εννοιών της τεχνολογίας της πληροφορίας (Ιnformation Technology- ΙΤ), η μελέτη -με τη διαπίστωση των διαφορών τους- αναδεικνύει την ιδιαίτερη φύση της δεύτερης και τη συμβολή της στη σημασιολογική προσπέλαση και παράσταση εννοιών στον αρχειακό χώρο. Αναπτύσσεται μια στρατηγική δύο φάσεων για την αξιοποίηση της αρχειακής γνώσης στο σύγχρονο ηλεκτρονικό περιβάλλον, βασισμένη στη διερεύνηση των δυνατοτήτων που προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία.

Η πρώτη φάση της στρατηγικής (Κεφάλαιο 1, Κεφάλαιο 2) εστιάζεται στην ανάλυση των υπό εξέταση εννοιών και στηρίζεται στο τρίπτυχο «αξιολόγηση της πληροφορίας > ανίχνευση της λανθάνουσας γνώσης > αξιοποίηση της γνώσης». Οι εξελίξεις της τεχνολογίας στις δύο τελευταίες δεκαετίες, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης του διαδικτύου και ιδιαίτερα του Web 2.0, με τη δημιουργία κοινοτήτων δράσης και τη χρήση μεταδεδομένων, έχουν δημιουργήσει νέους προβληματισμούς και προκλήσεις για τους αρχειακούς οργανισμούς, ως διαχειριστές των αρχείων. Το ενδιαφέρον έχει μόλις πρόσφατα αρχίζει να εστιάζεται στην οργάνωση και όχι μόνο στην περιγραφή του περιεχομένου των πληροφοριών που τα αρχεία παρέχουν, με τη δόμηση μετα-βιβλιοθηκών αρχείων. Η αρχειονομική κοινότητα συνειδητοποιεί πλέον ότι οι τεχνολογικές δυνατότητες του σύγχρονου παρελθόντος- όπως η πλοήγηση, η αναζήτηση και η ανάκτηση μέσα από πίνακες και ευρετήρια αρχείων στον παγκόσμιο ιστό (World Wide Web- WWW)- δεν επαρκούν για να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες των χρηστών της, εάν τα δεδομένα και οι πληροφορίες που προκύπτουν από την ΙΜ/ KM δεν αξιοποιούνται πλήρως.

Με συστημική προσέγγιση η δεύτερη φάση της στρατηγικής (Kεφάλαιο 3, Κεφάλαιο 4) επικεντρώνεται στην αποτίμηση των ωφελειών στον αρχειακό χώρο από τη δημιουργία οντολογικών σχημάτων και τη χρήση μεταδεδομένων, ως εργαλείων διαχείρισης της γνώσης. Υπό το πρίσμα της εστίασης στο χρήστη, η γνώση που εμπεριέχεται στα αρχεία πρέπει όχι μόνο να διαφυλαχθεί, αλλά και να οργανωθεί, εάν πρώτιστος στόχος της λειτουργίας των αρχειακών οργανισμών είναι η αναβάθμιση του δείκτη αποδοτικότητάς τους στο σύγχρονο διεθνές περιβάλλον. Τα αρχεία οφείλουν να παρέχουν στους χρήστες τους όχι μόνο μια πλήρη περιγραφή του υλικού τους σε ηλεκτρονικό περιβάλλον, αλλά και τη δυνατότητα μιας εξατομικευμένης και εξ αποστάσεως προσέγγισης του περιεχομένου τους, ανταποκρινόμενα στο μέγιστο δυνατό βαθμό στις προσωπικές αναζητήσεις των χρηστών. Η συνεχής παρουσίαση νέων μεθοδολογιών για την αξιοποίηση του Web 2.0 στη διαχείριση αρχείων εκφράζει σαφώς τη συγκεκριμένη φιλοσοφία. Ταυτόχρονα με τη διαπιστωμένη τάση για προαγωγή της έρευνας στον τομέα αυτό διαμορφώνεται η συνείδηση ότι επαρκώς δομημένες ad hoc θεωρητικές προσεγγίσεις και κατά περίπτωση καλά σχεδιασμένες πρακτικές μπορούν να προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα και σε καθολικές εφαρμογές.